Notion im Test, Kai Score 8.0
Das flexibelste Workspace-Tool am Markt. Notizen, Datenbanken und Projektmanagement in einem, KI-Features kosten extra.
Datenschutz-Hinweis
Notion ist ein US-amerikanischer Anbieter und verarbeitet Daten auf Servern in den USA. Wer eigene Fotos, Videos, Code oder sensible Inhalte hochlädt, sollte vorab die Privacy Policy des Anbieters prüfen. Personenbezogene Daten Dritter nur mit deren Einwilligung übermitteln. Stand: Mai 2026.
Das spricht für Notion
Notizen plus Datenbank in einem
In meinem Test ist Notion bis heute das einzige Tool, das gleichzeitig ein guter Editor und eine echte Datenbank ist. Pages und Tables verbinden sich nahtlos.
Hochanpassbarer Workspace
Jedes Team baut Notion anders, weil alles flexibel ist. CRM, Wiki, Projektmanagement, Editorial-Kalender, alles aus denselben Bausteinen.
Großzügiger Free-Tier
Unbegrenzte Seiten und Blöcke für Einzelnutzer, Teams bekommen weiterhin gute Limits. Für persönliche Workspaces praktisch unbegrenzt.
Das spricht gegen Notion
Notion AI ist Add-on
Anders als bei ChatGPT oder Claude kostet die KI-Integration extra (etwa 8 US-Dollar pro User und Monat). Wer ohnehin andere KI-Tools nutzt, kann das skippen.
Mobile-Erlebnis schwach
Die Mobile-App fühlt sich nach wie vor wie ein Add-on an, nicht wie eine vollwertige App. Komplexe Pages sind unterwegs zäh.
Lernkurve steil
Wer Notion ernsthaft nutzt, investiert mehrere Stunden in Setup und Lernen. Die Stärke ist gleichzeitig die Hürde.
Detail-Noten nach Kategorie
Wann lohnt sich Notion für dich?
Lohnt sich, wenn
- Du brauchst einen flexiblen Workspace für Notizen, Wiki und leichte Datenbanken
- Du arbeitest im Team und brauchst Kollaboration in einem Tool
- Du willst Workflows selbst bauen statt fertige Tool-Stacks zu kombinieren
Eher nicht, wenn
- Du brauchst nur einfache Notizen, dann ist Obsidian oder Apple Notes schneller
- Du brauchst echtes Projektmanagement mit Gantt und Resource-Tracking, dann lieber Asana oder ClickUp
- Du verarbeitest sensible Geschäftsdaten und brauchst On-Prem
Alternativen zu Notion
Wenn Notion nicht passt, hier passende Alternativen aus dem Kai-Score-Katalog.
Für wen ist Notion das richtige Tool?
Solopreneure und Freelancer
Wer alle eigenen Workflows in einem Tool will (Notizen, CRM, Kunden-Wiki, Content-Plan), kommt mit Notion am weitesten.
Teams und Startups
Statt 5-7 Tools (Wiki, Notizen, PM, Docs) reicht oft Notion alleine. Kosten und Tool-Switching reduzieren sich deutlich.
Wissensarbeiter mit komplexen Setups
Wer eigene Workflows baut und Tool-Tinkering mag, ist mit Notion in der besten Sandbox.
Was du noch über Notion wissen solltest
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@ki_agenten_werkstattKostenlos: Der C.R.E.A.T.E. Guide
37 Seiten als PDF, kostenlos. Dazu Kais KI-Radar wöchentlich mit neuen Tools, Prompts und KI-News.