Zuletzt aktualisiert: 13. August 2026
Productivity
Notion im Test, Kai Score 8.1
Das flexibelste Workspace-Tool am Markt. Notizen, Datenbanken und Projektmanagement in einem, KI im Business-Tarif inklusive. Seit April 2026 ist zusätzlich eine ungepatchte Datenschutzlücke bei öffentlichen Seiten bekannt.
- Workspace
- Für: Teams und Wissensarbeiter
- Aktuelle Preise beim Anbieter
Kai Score
Kai Score 8,1 von 10Datenschutz-Hinweis
Notion ist ein US-amerikanischer Anbieter und verarbeitet Daten auf Servern in den USA. Wer eigene Fotos, Videos, Code oder sensible Inhalte hochlädt, sollte vorab die Privacy Policy des Anbieters prüfen. Personenbezogene Daten Dritter nur mit deren Einwilligung übermitteln. Stand: 1. Oktober 2026.
Das spricht dafür
- Notizen plus Datenbank in einem
- In meinem Test ist Notion bis heute das einzige Tool, das gleichzeitig ein guter Editor und eine echte Datenbank ist. Pages und Tables verbinden sich nahtlos.
- Hochanpassbarer Workspace
- Jedes Team baut Notion anders, weil alles flexibel ist. CRM, Wiki, Projektmanagement, Editorial-Kalender, alles aus denselben Bausteinen.
- Großzügiger Free-Tier
- Unbegrenzte Seiten und Blöcke für Einzelnutzer, Teams bekommen weiterhin gute Limits. Für persönliche Workspaces praktisch unbegrenzt.
Das spricht dagegen
- Volle KI erst ab Business
- Notion AI ist kein separates Add-on mehr, sondern im Business-Tarif enthalten. Wer im Free- oder Plus-Tarif bleibt, bekommt nur ein kleines Test-Kontingent. Für reine KI-Nutzung ist das ein teurer Einstieg, wenn man ohnehin ChatGPT oder Claude hat.
- Mobile-Erlebnis schwach
- Die Mobile-App fühlt sich nach wie vor wie ein Add-on an, nicht wie eine vollwertige App. Komplexe Pages sind unterwegs zäh.
- Lernkurve steil
- Wer Notion ernsthaft nutzt, investiert mehrere Stunden in Setup und Lernen. Die Stärke ist gleichzeitig die Hürde.
- Ungepatchte Datenschutzlücke bei öffentlichen Seiten
- Seit dem 19. April 2026 ist öffentlich bekannt, dass sich über einen unauthentifizierten Endpunkt bei jeder öffentlich veröffentlichten Notion-Seite Namen, E-Mail-Adressen und Profilbilder aller Bearbeiter auslesen lassen. Das Problem wurde ursprünglich schon 2022 gemeldet und nie behoben. Notion bestätigte das Problem, ein Fix war zuletzt nicht bestätigt.
Kai Score
Vier Säulen, gewichtet
- Praxisnutzen 30 %8.6
Spart das Tool im Alltag wirklich Zeit?
- Bedienung & Zugang 20 %7.5
Wie schnell kommst du als Einsteiger ans Ergebnis?
- Preis-Leistung 25 %8.0
Was bekommst du fürs Geld, gibt es eine Gratis-Version?
- Vertrauen 25 %7.9
DSGVO, Serverstandort, Anbieter.
Detail-Noten nach Kategorie
- Editor-Qualität8.5
- Datenbankfunktionen9.0
- KI-Integration7.5
- Kollaboration8.5
- Mobile-Erlebnis7.0
Entscheidungshilfe
Wann lohnt sich Notion für dich?
Lohnt sich, wenn
- Du brauchst einen flexiblen Workspace für Notizen, Wiki und leichte Datenbanken
- Du arbeitest im Team und brauchst Kollaboration in einem Tool
- Du willst Workflows selbst bauen statt fertige Tool-Stacks zu kombinieren
Eher nicht, wenn
- Du brauchst nur einfache Notizen, dann ist Obsidian oder Apple Notes schneller
- Du brauchst echtes Projektmanagement mit Gantt und Resource-Tracking, dann lieber Asana oder ClickUp
- Du verarbeitest sensible Geschäftsdaten und brauchst On-Prem
Alternativen
Wenn Notion nicht passt.
Die besten Alternativen aus dem Kai Score, jeweils mit dem Fall, in dem sie die bessere Wahl sind.
| Tool | Kai Score | Kostenlos nutzbar | Wann die bessere Wahl |
|---|---|---|---|
| Notion | 8.1 / 10 | Ja | Der ausführliche Test auf dieser Seite |
| Gemini Notebook | 8.7 / 10 | Ja | Wenn du KI-Antworten auf eigene Quellen brauchst statt Notiz-Verwaltung |
| Blotato | 7.7 / 10 | Nein | Wenn du Content-Repurposing willst statt Knowledge-Management |
Für wen
Für wen ist Notion das richtige Tool?
Solopreneure und Freelancer
Wer alle eigenen Workflows in einem Tool will (Notizen, CRM, Kunden-Wiki, Content-Plan), kommt mit Notion am weitesten.
Teams und Startups
Statt 5-7 Tools (Wiki, Notizen, PM, Docs) reicht oft Notion alleine. Kosten und Tool-Switching reduzieren sich deutlich.
Wissensarbeiter mit komplexen Setups
Wer eigene Workflows baut und Tool-Tinkering mag, ist mit Notion in der besten Sandbox.
Häufige Fragen
Was du noch über Notion wissen solltest.
Notion ist ein Workspace-Tool, das Notizen, Datenbanken, Wikis und Projektmanagement in einem vereint. Block-basierter Editor, hochanpassbar, Free-Tier für Einzelnutzer praktisch unbegrenzt. Notion AI ist seit dem Tarif-Umbau kein separates Add-on mehr, sondern im Business-Tarif enthalten. Im Free- und Plus-Tarif gibt es nur ein kleines Test-Kontingent.
Ja. Free-Tier: kostenlos nutzbar, unbegrenzte Blöcke für Einzelnutzer, 10 Gäste, Dateiupload bis 5 MB, KI nur als begrenzte Testversion, volle KI erst ab Business. Für Einzelnutzer praktisch unbegrenzt.
11,50 Euro pro Nutzer und Monat im Plus-Plan bei monatlicher Zahlung, 9,50 Euro im Jahresabo, Business kostet 23,50 Euro pro Nutzer und Monat bei monatlicher Zahlung oder 19,50 Euro im Jahresabo, dort ist Notion AI inklusive (Notion Agent, Smart Notes, Enterprise Search). Enterprise auf Anfrage, Stand 1. Oktober 2026. Notion AI ist im Business-Tarif enthalten, Custom Agents laufen zusätzlich über Guthaben (10 US-Dollar pro 1.000 Credits im Monat). Aktuelle Preise auf notion.com prüfen.
Notion ist ein US-Anbieter (Kategorie b). Daten werden in den USA verarbeitet. Standardvertragsklauseln nach DSGVO Art. 46 sind hinterlegt, ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist über Notion Business verfügbar. Seit April 2026 ist eine Datenschutzlücke bekannt: über einen unauthentifizierten Endpunkt lassen sich bei öffentlich veröffentlichten Notion-Seiten Namen, E-Mail-Adressen und Profilbilder aller Bearbeiter auslesen. Notion bestätigte das Problem, ein Fix war zuletzt nicht bestätigt.
Seit dem 19. April 2026 ist öffentlich bekannt, dass sich über einen unauthentifizierten Endpunkt bei jeder öffentlich veröffentlichten Notion-Seite Namen, E-Mail-Adressen und Profilbilder aller Bearbeiter auslesen lassen. Das Problem wurde ursprünglich schon 2022 gemeldet, aber nie behoben. Notion hat es bestätigt, ein Fix war zuletzt nicht bestätigt. Vorsicht ist also geboten, wenn du Seiten mit Team-Mitgliedern öffentlich teilst.
Notion lohnt sich, wenn du mehrere Tool-Use-Cases in einem Workspace bündeln willst und dir die Setup-Zeit nicht zu schade ist. Für reine Notizen oder reines PM gibt es spezialisierte Alternativen.
Ähnliche Tools
